为了加强学院档案工作的科学化、规范化管理，更好地为学院的各项工作服务，根据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，结合我院实际，特制定本规定。
一、凡是学院在党群、行政管理、教育教学、科研、学生管理、基本建设等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属归档范畴。
二、各类档案统一由院办综合档案室集中管理。
三、院属各单位档案材料的归档工作实行“三纳入”和“四同步”。“三纳入”即纳入学院所属各单位的工作计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；“四同步”即布置、检查、总结、验收各项工作时要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
四、学院各单位要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定兼职档案员，协同院综合档案室认真做好档案的收集、整理归档工作。
五、归档要求：
1、凡需要归档的文件材料，必须遵循文件材料的形成规律，保持归档材料的有机联系，根据便于保管利用的原则进行系统管理。
2、凡需要归档的文件材料，规格必须相对统一。要求字迹工整，图文清晰，一律用蓝黑或碳素墨水，严禁用圆珠笔、铅笔书写或复写，严禁用红色、纯蓝墨水。
六、归档范围：
党政、组织
1、本校党委会、扩大会、总支书记会、党委中心组会议记录要
决议等；
2、党委大事记；
3、党群系统启用印章的文件和印模；
4、各总支、支部报党委的工作计划、总结、报告、请示和批复；
5、群众来信、来访及处理材料。
6、院党组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料；
7、院组织机构设置、变动的报告及决定、批复通知；
8、干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的要附任免呈报表）；
9、副处级以上干部名册；
10、总支、支部改选报告、审批材料；
11、各总支、支部委员名册；
12、关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料；
13、发展新党员、预备党员转正的名册。
人事
1、上级有关人事工作的文件；
2、校人事工作规章制度；
3、人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录；
4、关于机构编制规划，计划报告及上级批复；
5、校内机构设置、变化的文件材料；
6、干部任免文件及名册；
7、表彰和奖励、处分的材料；
8、师资培养计划、规定、总结；
9、人事统计报表；
10、教职工名册、登记表；
11、教研室等正、副主任名册；
12、教职工技术职称评定、聘任材料及上级批复；
13、教职工工资调整、转正定级、校内调动、录用、调入、调出
援外、退休、福利等工作的文件材料；
14、使用临工有关材料；
15、人民来信来访材料。
宣传
1、院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结；
2、教职工政治思想工作动态及调查材料；
3、理论学习的计划、通知、总结；
4、反映本校重大活动的简报及图表；
5、有关学生思想政治工作计划、报告、总结；
6、学生思想政治工作典型调查材料和统计。
工会
1、上级有关工会工作的文件；
2、工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计；
3、教职工代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举
结果、领导讲话、大会发言等文件；
4、表彰工会先进集体、个人的材料、名单；
5、工会委员会会议记录、纪要；
6、基层工会干部名册；
7、会员名册。
团委
1、院团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件；
2、团委工作计划、报告、总结及规章制度；
3、团委上级关于团的工作文件；
4、工作典型调查材料、优秀团员的材料；
5、表彰和奖励、处分的材料；
6、批准入团、离团材料及名单；
7、团干部名册、团员名册；
8、团委会议记录；
9、学生会文件、材料、各种学会、社团的有关材料。
院办公室
1、上级有关高校行政管理的文件；
2、全校性的规章制度；
3、学院年度、学期工作计划、报告、总结；
4、校长办公室、例会记录、纪要、全校性的工作会议座谈会文件；
5、校教育事业规划，计划及上级批复；
6、学校评估材料；
7、向上级的请示及批复；
8、学年报表及综合统计；
9、启用印章的文件及印模；
10、校史沿革、情况介绍；
11、校大事记、简报、信息、动态等；
12、校史、校友、校庆工作材料；
13、群众来信来访文件材料。
系、部、中心
1、会议记录、纪要、简报；
2、工作计划、总结、报告；
3、开展各种学术活动的文件；
4、与国内单位协作的材料；
5、专业教学计划、教学大纲、教学实习、总结；
6、自编、主编材料，自编、主编教学指导书、实习指导书。
保卫
1、上级有关公安保卫工作的文件；
2、校保卫工作方面的规章制度；
3、保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表；
4、校师生员工的案件，查、处及上级批复、判决书；
5、保卫工作简报。
总务
1、上级有关总务工作的文件；
2、校总务处及各科规章制度；
3、校总务工作计划、报告、总结；
4、房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结；
5、爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文
件；
6、师生员工健康状况调查材料及统计表；
7、计划生育工作文件及领取独生子女证名册；
8、伙食工作的有关材料；
9、校园绿化工作的有关材料。
教务
1、上级下达有关教学工作的文件；
2、教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的规定、办法；
3、校有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结；
4、教学检查、评估、各级优秀教学质量评奖材料；
5、培训班、进修班材料；
6、统计报表、学生成绩册；
7、学生运动会材料；
8、各专业教学计划、教学大纲、课程建设要求及安排、校历表、课表；
9、教学实习、计划、总结等材料；
10、自编、主编教材；
11、各系各专业使用教材目录；
12、自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集；
13、科研管理文件、科研基金的申报、批复；
14、学会工作（学术活动）材料；
15、课题研究计划、设计、任务书、合同、协议书、报告、专家评审意见；
16、科研成果奖励申报与审批材料（奖状、奖章、证书）原件或
影印件、专利申请书、证书原件或影印件。
学生处
1、上级有关学生管理方面的文件材料；
2、工作计划、报告、总结；
3、新生入学登记表；
4、在校学生名册，学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）；
5、学生奖励材料（奖学金、助学金、优秀学生、先进班级）；
6、学生处分材料；
7、毕业证领取签收册。
招生就业处
1、上级有关招生就业工作的文件材料；
2、招生、就业计划、规定、生源计划文件；
3、新生录取材料及新生名单；
4、招生宣传、招生工作总结；
5、毕业生工作计划、简报、总结；
6、毕业生供需统计、计划、合同；
7、毕业生派遣证存根领取签收册及质量跟踪调查和信息反馈材料。
仪器设备
1、本院仪器、设备管理制度
2、仪器、设备购置计划、报告
3、仪器、设备移交清册及设备仪器报废报告等
4、仪器、设备综合性统计材料
财务：
1、上级有关财务会议工作的文件材料；
2、本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件；
3、会计移交清册，财务档案移交保管清册；
4、财务档案销毁清册；
5、决算报表、预算会计报表；
6、年度以上各种统计报表（含工资报表）；
7、会计帐簿、会计凭证、工资清册。
声像档案：照片、光盘、录像带（电子版）
实物档案：奖杯、锦旗、证书、学院各种证件
文书档案：文件、论文、发文及有关材料的电子版
科教档案：研究课题、项目、院报、院学报、出版书籍、论文发表、教学实践活动材料
七、归档时间：
1、党群类、行政类、实物类档案应在次年6月底前归档。
2、教学档案中的综合管理文件应在次年6月底前归档，其他各类材料完成一个培训周期（即一届学生从入学到毕业）当年寒假前一次性归档。
3、仪器设备档案应在两个月内将随机全套技术资料整理归档。
4、财会档案可在会计年度终了后暂由财务部门保管三年，期满后的次年6月底前归档。
5、声像档案的综合管理材料应在次年6月底前归档，声像载体材料应在完成制作后的三个月内归档。
八、院综合档案室负责对学院及所属各单位档案建设的管理与指导。
